Proyecto Fundación Hospitalaria de la Orden de Malta en España

FUNDACIÓN HOSPITALARIA DE LA ORDEN DE MALTA:

Sector de actividad de la entidad: Asistencial / Logo Fundación Hospitalaria de la Orden de MaltaColectivos en riesgo de exclusión o vulnerabilidad.

Provincia: Madrid.

Número de trabajadores: 13

Análisis de la entidad: La Orden de Malta lleva 900 años ayudando a los más necesitados. En España, la Fundación se constituyó en 1984 y tiene 13 empleados. Tienen cerca de 1.000 donantes particulares recurrentes en toda España. Y con sus 1.000 voluntarios atienden a cerca de 800 personas en la Comunidad de Madrid.

 

PROYECTO DE ÁREA ESTRATÉGICA:

Área Estratégica que quieren mejorar o desarrollar: Gerencia: control integrado de la gestión de la fundación y coordinación de la actividad de todas las delegaciones regionales.

Descripción del problema-solución: El trabajo en la entidad exige compartir datos muy variados que son generados en diferentes áreas y localizaciones. Para la coordinación entre actividades la información tiene que ser accesible y fiable y además estar interrelacionada para optimizar procesos (ahora no lo está y proliferan hojas de cálculo y pequeñas bases de datos de uso individual o local). La información tratada es de dos tipos:  una perfectamente tabulada y que se puede gestionar con una base de datos relacional, y otra, relacionada con la anterior, relacionada con la gestión de procesos.

De la coordinación y sistematización de ambos entornos además se esperan obtener datos e indicadores imprescindibles para la planificación y gestión de la entidad. La solución consistirá en:

(a) adaptar las bases de datos ya existentes a un software CRM, con código abierto y así reducir costes, para la información susceptible de ser tratada con una base de datos relacional, la mayor parte de la que maneja actualmente en la entidad;

(b) desarrollar un módulo sencillo de Gestión de Proyectos basado en la metodología del Enfoque del Marco Lógico -muy extendida en el Tercer Sector y de referencia para convocatorias de organismos oficiales- para el seguimiento y gestión de las actividades de planificación, determinación de objetivos generales y específicos de cada programa/proyecto, actividades, calendarios e indicadores, y siempre relacionado con los datos ya existentes en el módulo CRM y tercero

(c) un módulo de informes que entre otras cuestiones presente información estructurada para poder redactar los distintos documentos oficiales exigibles (plan de actuación, memorias de actividades, resúmenes ejecutivos, indicadores para patrocinadores y subvenciones, etc.) y estadísticas encaminadas al cumplimiento de la Ley de Transparencia.

Objetivos:

  • Disponer de una base de datos relacional que albergue los datos actualmente disponibles y que sea fiable, robusta y esté documentada (fase CRM).
  • Disponer de una herramienta informática que reúna la información de los programas y proyectos de la Fundación con la que poder planificar y gestionar la actividad asistencial (Fase ERP).
  • Integrar los procesos CRM y ERP y que faciliten planes estratégicos, anuales, de comunicación, captación de fondos y memorias anuales.
  • Conectar (integración total de la información) del desarrollo software realizado con la aplicación de contabilidad.
  • Permitir el acceso a la información desde cualquier ubicación de la Fundación (Delegaciones Regionales, Centros de día, Comedores Sociales, almacén Central, etc.).

Impacto social que se quiere lograr:

IMPACTO DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN: La integración al CRM de los módulos de Gestión de Proyectos e Informes es un aspecto innovador, pues permite obtener con el mismo esfuerzo que se está haciendo en la actualidad un mejor resultado en calidad y cantidad.  El principal impacto en la mejora en la calidad y fiabilidad del trabajo desarrollado. Las principales áreas beneficiadas por la implantación de este sistema son:

1. SE PRETENDE MEJORAR LA CAPACIDAD DE COMUNICACIÓN DE LA ENTIDAD Y SU IMPACTO.

1.1. Campañas de captación de nuevos socios. Una información segmentada y puntual sobre las actividades y proyectos permitirá en un año incrementar un 25% el número de donantes particulares recurrentes (en la actualidad son cerca de 1.000 en toda España)

1.2. Mejora de la visibilidad y posicionamiento de la entidad. Se puede incrementar en un 40% el número de entradas en las redes sociales y aumentar un 15% el número de vistas a la Web corporativa.

1.3. Transparencia. Una organización adecuada de la información permitiría en el plazo de 12 meses conseguir al menos una certificación o acreditación de calidad de Fundación Lealtad o de Icong. Posibilidad de diseñar implementar sistemas de calidad. Obtenidas dichas certificaciones se estima que se obtendrá un 20% de incremento en donaciones de empresas.

2. CAMPAÑAS DE CAPTACIÓN DE VOLUNTARIOS.

2.1. Se puede incrementar en un 15% el número de voluntarios mejorando la comunicación de las necesidades en las áreas y acciones concretas de cada proyecto Gestión de voluntarios.

2.2. Ampliar el número de beneficiarios de las obras asistenciales en un 10% en proyectos ya existentes.

2.3. Ampliar el número de acciones de voluntariado, aumentando en un 10% los días/horarios de atención a los beneficiarios proyectos.

3. MEJORAR LA GESTIÓN LOGÍSTICA.

3.1. Optimizar la gestión del almacén centralizado de alimentos, eliminando en un 90% las mermas y pérdidas por fechas de caducidad.

3.2. Materializar la colaboración con otras ENL en el campo de comedores sociales y reparto de alimentos; transcurrido un año se podría colaborar directa y regularmente con 4-5 ENL,s (en la actualidad estas colaboraciones son prácticamente nulas) que pudiera representar un incremento de los beneficiarios indirectos cercano al 5%

4. MEJORAR LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y A MEDIO PLAZO.

4.1. Disponer de indicadores y mediciones de actividad e impacto fiables.

4.2. Estimar anticipadamente la viabilidad y/o los costes de un proyecto.

4.3. Determinar con exactitud el coste total de cada iniciativa.

IMPACTO FUERA DE LA ORGANIZACIÓN: También es novedoso el hecho de que este software, una vez acabado pueda estar a disposición de las entidades no lucrativas a un precio simbólico y las cuotas se deberán destinar íntegramente al mantenimiento de la aplicación. FHOME necesita este desarrollo, pero no tiene interés en tenerlo en exclusiva sobre todo al ser financiado por benefactores externos.

Este talento solidario puede ser compartido con otras instituciones que sin duda tendrán la misma necesidad, lo cual puede ser origen de un foro permanente de colaboración entre entidades no lucrativas.

Actividades/tareas clave que van a realizar:

1. DESARROLLO: CONFIGURACIÓN MÓDULO CRM. Durante esta fase se adaptarán a un software CRM los siguientes ámbitos de trabajo, entre los que cabe destacar:

  • Datos personales de Socios, Donantes, Simpatizantes, Voluntarios, Beneficiarios.
  • Facturación: emisión de recibos, certificados de donaciones.
  • Comunicación: boletines informativos, campañas.
  • Formación: cursos y convocatorias parta voluntarios.
  • Eventos públicos

Esta información es la que está parcialmente informatizada.

2. PRUEBAS: CARGA DE DATOS Y PRUEBAS MÓDULO CRM. Verificación de los resultados del punto 1.

3. IMPLEMENTACIÓN: MÓDULO CRM. Migración y puesta en funcionamiento.

4. DESARROLLO: CONFIGURACIÓN MÓDULO DE GESTIÓN DE PROYECTOS A PARTIR DE LOS DATOS YA DISPONIBLES EN EL MÓDULO CRM. Este módulo, menos extenso que el anterior, busca sistematizar la información en diferentes bloques:

  • Programas y proyectos en curso (Objetivos generales y específicos de cada uno).
  • Recursos asignados a cada programa/proyecto (instalaciones, voluntarios, económicos, etc.).
  • Gran parte de esta información está incluida en módulo CRM, con lo que bastaría tenerla vinculada.

5. PRUEBAS: CARGA DE DATOS Y PRUEBAS MÓDULO GESTIÓN DE PROYECTOS.

6. IMPLEMENTACIÓN: MÓDULO DE GESTIÓN DE PROYECTOS.

7. DESARROLLO: CONFIGURACIÓN MÓDULO DE INFORMES. Este tercer módulo, se apoya en los dos anteriores y su utilidad es la que su propio nombre indica, haciendo especial hincapié en los documentos oficiales que son generalmente requeridos:

  • Planes estratégicos y de actuación.
  • Memorias anuales.
  • Cálculo de indicadores.

Se trata de volcar toda la información disponible en el sistema conforme a la estructura y formato de los documentos que se pretenda listar.

8. PRUEBAS: MÓDULO DE INFORMES.

9. IMPLEMENTACIÓN: MÓDULO DE INFORMES.

10. ESTABILIZACIÓN Y DOCUMENTACIÓN.

11. FORMACION A USUARIOS FINALES. Durante la fase de implementación el staff de la Fundación adquirirá el conocimiento para el manejo de la aplicación. Una vez en funcionamiento, será preciso organizar varias sesiones de formación para los nuevos usuarios de la misma (los residentes en Delegaciones Regionales que en la actualidad no acceden a las bases de datos ya existentes).

Recursos Humanos involucrados: PROPIOS DE LA ENTIDAD.

1. Staff de la Fundación:

  • Gerente
  • Área de proyectos
  • Área de actividades
  • Área de voluntarios
  • Área de contabilidad
  • Área de comunicación
  • Área de socios

2. Consejo de Hospitalidad (responsables de las obras sociales).
3. Consejo de Delegados Regionales.
4. Patronato de la Fundación.

Indicadores de medición:Aunque se han establecido hitos para cada una de las actividades clave, los principales indicadores del proyecto serán:

1. Verificar que el 100% de los datos actualmente disponibles son gestionados por este módulo.
2. Verificar que 100% de la información relacionada con actividades asistenciales se puede gestionar por este módulo
3. Verificar el funcionamiento del nuevo módulo de informes, integrado con los dos anteriores y que proporciona el 70% de la información necesaria para redactar el plan estratégico, el plan anual y la memoria de actividades.
4. Verificar que el 100% de los apuntes contables relacionados con actividades asistenciales están interconectados con el resto de módulos.
5. Verificar que la aplicación está documentada al 100% (arquitectura, procesos, fuentes, etc.) y en condiciones de poder instalarla en otras organizaciones que lo deseen.

 

PROFESIONAL O SERVICIOS PROFESIONALES DEMANDADOS:

Profesional o Servicios profesionales: Contratación de servicios profesionales.

Descripción de los servicios que necesita: Esta entidad necesitaría acceder a profesionales cualificados para informatizar sus procesos, pero la prioridad que se otorga habitualmente a la función social de la entidad y el perfil no tecnológico de sus trabajadores hace que las soluciones disponibles no sean eficientes.

Cuando no es un voluntario quien desarrolla o mantiene el sistema informático, es la empresa responsable del mantenimiento informático de los equipos de la entidad quien programa ciertas tareas en una base de datos no muy bien estructurada (registro de socios, cobro de cuotas y emisión de recibos, envío de correos electrónicos, etc.). Todo esto se lleva a cabo con herramientas sencillas y en ocasiones con pocas funcionalidades.

Sin embargo, para un diseño profesionalizado de procesos y su informatización es preciso acceder a profesionales cualificados, lo cual, como se ha señalado, no siempre es posible por razones económicas.

En este caso se requiere del apoyo durante unos meses de expertos del ámbito de la consultoría y las TIC para diseñar una sencilla aplicación informática que complemente datos propios de un CRM y los complete con funcionalidades tipo EPR. Todo ello en un entorno de economía de medios, software libre y buscando sobre todo una herramienta que antes que ayuda a la decisión sea un entorno de organización de la información.

SERVICIO PROFESIONAL 1: CONSULTOR.

Defina la necesidad que va a cubrir: Con experiencia para informatizar procesos en entidades pequeñas y medianas PYME,s comerciales y de servicios de 10-12 trabajadores y presupuesto anual entre a 1.000.000 € y 5.000.000€.

Él ámbito de actuación es la organización de la información para que la entidad tenga datos para:

  • Desarrollar planes estratégicos y presupuestos.
  • Conectar la planificación y presupuestación con el sistema contable.
  • Desarrollar planes de comunicación.
  • Analizar los proyectos sociales en curso y hacer evaluaciones de los mismos.

Meses en los que va a necesitar el servicio: Se estima una carga de trabajo de 160 horas en la fase inicial del proyecto.

SERVICIO PROFESIONAL 2: ANALISTA - PROGRAMADOR.

Defina la necesidad que va a cubrir: Para el analista-programador se estiman 1.000 horas durante el proyecto (cinco meses a jornada completa al principio del proyecto y el resto del tiempo 2 días por semana). Se valorará positivamente la posibilidad de que los perfiles 2 y 3 puedan coincidir en una misma persona, siempre que quede acreditada la experiencia como analista.

Descripción detallada del perfil profesional requerido y tareas que va a desempeñar: Es importante que sea una persona con experiencia en análisis, programación e implementación de aplicaciones en PYMEs y ENL,s con 10-12 trabajadores y facturación o presupuesto anual entre 750.000 € y 2.000.000€ Diseño e integración de las aplicaciones informáticas del sistema con funciones CRM y ERP, elección de las herramientas más adecuadas y programación de las mismas.

1. Análisis de situación, formulación de objetivos y alcance del proyecto (15 días).

2. Fase CRM. Analizar y evaluar la situación informática de la entidad, así como determinar un inventario de información ya disponible.

2.1. Determinación de requisitos del sistema y funcionalidades requeridas (30 días).

2.2. Diseño del sistema (60 días).

2.3. Migración a versión inicial de la aplicación y validación (45 días).

2.4. Incorporación de mejoras y ajustes (90 días).

3. Fase ERP. Control de gestión. Análisis de la situación y procesos actuales y de la información disponible.

3.1. Diseño de los ámbitos de actuación (30 días).

3.2. Volcado de datos y cruce con la información existente de fase CRM y validación (30 días).

3.3. Incorporación de mejoras y ajustes (30 días).

4. Estabilización, documentación y mejora (30 días).

Meses en los que va a necesitar el servicio: A partir del que el consultor haya hecho su trabajo y a lo largo de 10 meses.

 

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